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Der Versand ist nicht belegbar
Eine Serienmail aus dem Postfach beantwortet die Frage nicht, wer wann an welche Adresse eingeladen wurde. Genau das muss im Zweifel aber nachweisbar sein.
Bei der Mitgliederversammlung hängen Beschlüsse an der Form. maplano dokumentiert, wer wann eingeladen wurde, wer zugesagt hat und wer tatsächlich im Saal war — nachvollziehbar und ohne Excel-Liste im Umlauf.
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// Warum ausgerechnet dieser Termin heikel ist
Ein Sommerfest, das schlecht organisiert ist, war ein schlechter Abend. Eine Mitgliederversammlung, die falsch einberufen wurde, produziert angreifbare Beschlüsse.
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Eine Serienmail aus dem Postfach beantwortet die Frage nicht, wer wann an welche Adresse eingeladen wurde. Genau das muss im Zweifel aber nachweisbar sein.
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Wer wegen einer veralteten Adresse keine Einladung erhalten hat, kann die Beschlüsse angreifen. Der Abgleich passiert oft erst, wenn es zu spät ist.
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Handschriftliche Haken auf einer ausgedruckten Liste ergeben keine belastbare Zahl — schon gar nicht zum Zeitpunkt einer bestimmten Abstimmung.
// So läuft die Versammlung mit maplano
Einladung, Rückmeldung und Anwesenheit hängen am selben Datensatz. Was passiert ist, lässt sich hinterher belegen — ohne dass jemand mitschreiben muss.
Die Stimmberechtigten werden per CSV eingelesen. Wer eingeladen wurde, steht damit fest, bevor die erste Mail rausgeht — und ist später nachvollziehbar.
Die Einladung geht als personalisierte Mail raus, mit Tagesordnung und Kalendereintrag. Versandzeitpunkt und Empfänger bleiben im System dokumentiert.
Zu- oder Absage direkt aus der Mail, ohne Login. Ihr wisst vorab, mit wie vielen Personen zu rechnen ist — für Raumgröße, Verpflegung und Stimmunterlagen.
Am Versammlungstag wird per QR-Code oder Namenssuche eingecheckt — an mehreren Tischen gleichzeitig, auf demselben Stand. Nachmeldungen werden direkt erfasst.
Statt eines Zettels steht eine nachvollziehbare Anwesenheitszahl zur Verfügung — die Grundlage, um Beschlussfähigkeit im Protokoll festzuhalten.
Über Ticketarten und Statusfelder lassen sich Mitglieder, Gäste und Referenten sauber unterscheiden — schon bei der Einladung, nicht erst am Einlass.
maplano organisiert die Menschen rund um Ihre Versammlung — Einladung, Rückmeldung, Einlass, Anwesenheit. Es ist keine Abstimmungssoftware: Beschlussfassung, Stimmauszählung und Vollmachtenverwaltung bildet maplano nicht ab. Und es ersetzt keine juristische Prüfung. Maßgeblich für Fristen, Form und Beschlussfähigkeit ist immer Ihre Satzung.
Zum Ratgeber-Beitrag// Auch relevant
Der Gesamtüberblick für Verbandsarbeit: Fachtagungen, wiederkehrende Teilnehmer, DSGVO-Anforderungen.
Zur Verbände-Seite →Persönlicher Einladungslink, Zu- und Absage ohne Login, Statusübersicht in Echtzeit.
Zur Feature-Seite →Hosting in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, rollenbasierter Zugriff auf Mitgliederdaten.
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