maplano Logo
Anmelden
Kostenlos starten
Teilnehmerverwaltung

Von der Anmeldung bis zum Feedback – alle Teilnehmer zentral verwaltet.

maplano ersetzt Excel-Listen, manuelle Bestätigungsmails und fragmentierte Tools durch eine einzige Plattform – speziell für Teams die regelmäßig Events veranstalten.
Kostenlos starten
Preise ansehen
maplano Teilnehmer
// Warum klassische Tools scheitern

Teilnehmerverwaltung mit Excel kostet Sie mehr, als Sie denken.

Nicht nur Zeit – sondern auch Vertrauen, Datenqualität und den Überblick. Drei Probleme die fast jedes Event-Team kennt.
01
Kein Live-Überblick
Wer hat sich angemeldet? Wer hat bezahlt? Wer hat die Bestätigungsmail nicht erhalten? In Excel wissen Sie das erst nach manuellem Abgleich – wenn überhaupt.
02
Manuelle Kommunikation
Bestätigungen, Erinnerungen, Stornos, Feedback-Anfragen – alles per Hand. Eine vergessene Mail kann das Vertrauen eines Teilnehmers dauerhaft kosten.
03
Daten überall verteilt
Anmeldung in Typeform, Zahlung in Stripe, Check-In auf Papier, Feedback in Google Forms. Nach dem Event fehlt das Gesamtbild.
// So funktioniert Teilnehmerverwaltung mit maplano

Ein Teilnehmer. Eine Ansicht. Der komplette Verlauf.

Von der ersten Anmeldung bis zur Feedback-Auswertung – alles an einem Ort, für das ganze Team sichtbar.
Kostenlos starten
Anmeldung & Registrierung
Konfigurierbarer Formular-Builder mit Custom Fields, Ticket-Stufen und Zahlungsabwicklung via Mollie. Teilnehmer melden sich selbst an – Sie behalten die Kontrolle.
Statusverwaltung
Jeder Teilnehmer durchläuft einen definierten Workflow: Entwurf → Eingeladen → Ausstehend → Bestätigt → Eingecheckt. Statuswechsel einzeln oder per Bulk-Aktion.
Automatische Kommunikation
12 System-Mails werden automatisch ausgelöst – Bestätigung, Erinnerung, Wartelisten-Info, Storno, Feedback-Anfrage. Sie schreiben sie einmal, maplano versendet sie zum richtigen Zeitpunkt.
Check-In System
Web-Check-In auf jedem Gerät, QR-Code-Schnittstelle für eigene Apps, Live-Sync für mehrere Einlass-Schalter gleichzeitig. No-Shows lassen sich markieren und fließen in die Check-in-Rate ein.
Import & Export
Teilnehmer per CSV importieren. Teilnehmerliste jederzeit als CSV exportieren – für interne Berichte oder externe Anforderungen.
Auswertung & Feedback
Nach dem Event: Check-in-Rate, No-Show-Quote, Statusverteilung, NPS, Session-Bewertungen. Alle Daten für das nächste Event direkt verfügbar.
Teilnehmerliste in maplano mit Status, Ticket und Suche
// Der Teilnehmer-Lifecycle

Was passiert mit einem Teilnehmer von Anfang bis Ende?

maplano begleitet jeden Teilnehmer durch den gesamten Event-Prozess – vollautomatisch.
01

Anmeldung

Teilnehmer füllt das öffentliche Formular aus – inkl. Ticketauswahl und optionaler Zahlung via Mollie.
02

Automatische Bestätigung

Bestätigungsmail mit Kalender-Datei (.ics) und personalisierten Infos – sofort nach Anmeldung, ohne manuellen Aufwand.
03

Kommunikation & Erinnerungen

Event-Updates, Erinnerungsmails, persönliche Agenda – automatisch zum richtigen Zeitpunkt versandt.
04

Einladung & RSVP (optional)

Persönlicher Einladungslink mit RSVP per Klick – direkt aus der Mail bestätigen oder absagen, ohne Login.
05

Session-Buchung

Teilnehmer bucht Sessions über sein persönliches Portal – mit automatischer Konfliktprüfung und Kapazitätskontrolle.
06

Check-In

QR-Code oder Name/E-Mail-Suche. Status wechselt automatisch auf „Eingecheckt" – sichtbar für das ganze Team in Echtzeit.
07

Feedback-Anfrage

Automatische Feedback-Anfrage nach dem Event. NPS, Session-Bewertung, offene Fragen – mit Erinnerungsmail falls keine Antwort.
08

Auswertung

Alle Daten im Dashboard. Export für Berichte. Erkenntnisse fließen direkt in die Vorlage für das nächste Event ein.
// Ihre Daten

Import, Export und Schnittstellen: Ihre Daten bleiben Ihre Daten

Eine Teilnehmerverwaltung ist nur dann ein Fortschritt, wenn die bestehenden Listen hineinkommen und die Ergebnisse wieder heraus.
01
Import aus Excel oder CSV
Mitgliederliste, Mitarbeiterverzeichnis oder der Export aus dem Vorjahr: Sie laden die Datei hoch und ordnen die Spalten den Feldern in maplano zu – auch Ihren eigenen Feldern und denen aus dem Anmeldeformular.
02
Export als Excel oder PDF
Die Teilnehmerliste verlässt das System als Excel-Datei für die Weiterverarbeitung oder als PDF für den Empfangstisch. Status, Ticket, Zahlung und gebuchte Sessions wählen Sie als Spalten dazu.
03
Zahlung über Mollie
Teilnehmende bezahlen ihr Ticket bei der Anmeldung über Ihr eigenes Mollie-Konto. Geht das Geld ein, wechselt der Status von selbst. Kein Abgleich zwischen Zahlungsanbieter und Teilnehmerliste.
So bleibt Excel als Werkzeug erhalten – nur nicht mehr als Ort, an dem der aktuelle Stand liegt.
// Für wen ist das relevant?

Wer profitiert am meisten von professioneller Teilnehmerverwaltung?

Drei Zielgruppen – drei unterschiedliche Anforderungen. maplano deckt alle ab.
Verbände & Kammern
Mitgliederversammlungen & Fachtagungen
Wiederkehrende Teilnehmer, DSGVO-Anforderungen, DOI-Pflicht und REST-API-Anbindung. maplano ist speziell für die Anforderungen von Verbänden ausgelegt.
Mehr für Verbände
Event-Agenturen
Mehrere Kunden, ein Login
Multi-Organisations-Verwaltung, White-Label pro Kunde, eigenes Branding für jedes Event. Alle Teilnehmerlisten zentral – ohne Tool-Wechsel.
Mehr für Agenturen
Unternehmen
Interne Events & Kunden-Konferenzen
Trainings, interne Konferenzen, Kunden-Events – mit vollständiger Kontrolle über Teilnehmerdaten, Custom Domain und DSGVO-konformem Hosting in Deutschland.
Mehr für Unternehmen
// Worauf es ankommt

Was eine Software für Teilnehmerverwaltung können muss

Wer Teilnehmer verwaltet, braucht mehr als ein Formular. Diese acht Bausteine hängen in maplano an einem Datensatz – Sie pflegen nichts doppelt.
01
Teilnehmerverwaltung
Anmeldung, Status, Import und Export. Teilnehmerliste als Excel- und als PDF-Export.
02
Einladungen & RSVP
Zusagen direkt aus der Einladung, ohne Login. Persönlicher Einladungslink je Person.
03
E-Mail-Builder
Zwölf Systemmails, die maplano zum passenden Zeitpunkt verschickt.
04
Agenda & Sessions
Sessions mit Raum, Mindest- und Höchstteilnehmerzahl und Buchungsfrist, auch virtuell.
05
Check-in
QR-Code und Namenssuche, mehrere Geräte gleichzeitig, je Gerät eigener Zugang und eigener Zähler.
06
Feedback & NPS
Eigene Fragen als Einfach-, Mehrfach- und Freitextauswahl, dazu eine Bewertung je Session.
07
Landing Page Builder
Eigene Seite je Event auf einer maplano-Subdomain, White-Label und eigene Domain in den größeren Paketen.
08
Team & Rollen
Rollen von Admin bis Check-in-Personal, Rechte je Teammitglied erweiterbar.
Alle acht Module sind in jedem Paket enthalten. Sie zahlen je Event, nicht je Funktion.
// Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Teilnehmerverwaltung

Eine solche Software hält Anmeldung, Status, Kommunikation, Sessionbuchung, Check-in und Auswertung an einem Datensatz zusammen. Statt Excel-Liste, Formular-Tool, Newsletter-Tool, Umfrage-Tool und Check-in-App nebeneinander arbeiten Sie in einem System.

Abgerechnet wird je veröffentlichtem Event, nicht je Monat und nicht je Teilnehmer. Ein einzelnes Event kostet 890 €, größere Kontingente sind je Event günstiger. Alle Module sind in jedem Paket enthalten, gebuchte Events sind 12 Monate gültig. Alle Pakete finden Sie auf der Preisseite.

Ja. Mitglieder-, Mitarbeiter- oder Kundenlisten lesen Sie als CSV- oder Excel-Datei ein. Exportieren können Sie die Teilnehmerliste als CSV-, Excel- und PDF-Datei.

Das Hosting liegt in Deutschland, maplano ist DSGVO-konform, und den AVV laden Sie direkt in den Einstellungen herunter. Für Verbände, Kammern und Konzerne ist das oft der entscheidende Punkt.

Nein. Teilnehmer sagen direkt aus der Einladung zu, ohne Login, und checken per QR-Code ein. maplano läuft im Browser.

Ja, vollständig kostenlos und ohne Kreditkarte. Bezahlt wird erst, wenn Sie Ihr Event veröffentlichen.

Bereit, Teilnehmerverwaltung neu zu denken?

Testen Sie maplano vollständig kostenlos – kein Abo, keine Kreditkarte. Bezahlt wird erst, wenn Ihr Event veröffentlicht wird.
Jetzt kostenlos starten
Preise ansehen
Maplano Logo
Kontakt Sicherheit AGB Datenschutz Impressum
© 2026 BÜRO15 GmbH · Hosted in 🇩🇪