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Das Programm lebt außerhalb
Ablaufplan in Word, Referentenliste in Excel, Raumbelegung im Kalender. Jede Änderung muss an drei Stellen nachgezogen werden — und wird es meistens nicht.
Sessions anlegen, Kapazitäten festlegen, Teilnehmer buchen lassen. maplano prüft Überschneidungen, hält die Plätze im Blick und schickt jedem seinen persönlichen Ablaufplan.
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// Warum Programme aus dem Ruder laufen
Sobald eine Veranstaltung mehr als einen Vortrag hat, entsteht ein zweites Planungsobjekt neben der Teilnehmerliste — und beide wissen nichts voneinander.
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Ablaufplan in Word, Referentenliste in Excel, Raumbelegung im Kalender. Jede Änderung muss an drei Stellen nachgezogen werden — und wird es meistens nicht.
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Bei parallelen Sessions ist die Verteilung vorher unbekannt. Wer die Räume nach Bauchgefühl zuteilt, hat am Veranstaltungstag einen überfüllten und einen halbleeren Saal.
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Wenn Teilnehmer sich per Mail für Workshops anmelden, prüft niemand, ob zwei davon zur selben Zeit stattfinden. Die Enttäuschung kommt am Veranstaltungstag.
// So funktioniert die Programmplanung
Sessions sind Teil desselben Datenstamms wie die Teilnehmer. Deshalb weiß das System jederzeit, wer sich wofür eingetragen hat — und der Teilnehmer weiß es auch.
Sessions mit Titel, Beschreibung, Zeitfenster und Platzangebot. Mehrere Programmpunkte können parallel laufen — das Raster bildet den Tag ab, wie er wirklich stattfindet.
Über das persönliche Portal wählt jeder seine Sessions aus. Kein Rückkanal per Mail, keine Liste, die jemand pflegen muss — die Buchung landet direkt am Teilnehmerdatensatz.
Zwei Sessions zur selben Zeit lassen sich nicht gleichzeitig buchen. Die Überschneidung wird beim Klick erkannt, nicht erst am Veranstaltungstag.
Jede Session hat ein Platzkontingent. Ist es erschöpft, ist die Buchung geschlossen — und Sie sehen vorab, welcher Programmpunkt zieht und welcher einen kleineren Raum verträgt.
Jeder Teilnehmer sieht seinen eigenen Ablaufplan im persönlichen Portal — nur die Programmpunkte, die er gebucht hat, in der richtigen Reihenfolge. Auf Wunsch lässt er sich die Agenda von dort als Mail zuschicken.
Nach dem Event wird jeder Programmpunkt einzeln bewertet. Am Ende steht schwarz auf weiß, welcher Vortrag getragen hat — und welcher beim nächsten Mal anders besetzt wird.
Weil Sessions, Buchungen und Teilnehmer im selben System liegen, entsteht eine durchgehende Kette: Was geplant wurde, wird gebucht. Was gebucht wurde, steht in der persönlichen Agenda. Was besucht wurde, wird bewertet. Und die Bewertung fließt in die Planung des nächsten Events. Sessions greifen auf denselben Teilnehmerdatensatz zu – die Grundlage dafür beschreibt die Teilnehmerverwaltung für Events.
// Auch relevant
Fachtagungen mit parallelen Tracks sind der typische Fall für Sessionplanung — hier steht der Ablauf im Verbandsumfeld.
Zur Verbände-Seite →Wie die Bewertungen je Session zusammen mit NPS und Anwesenheitsquoten ausgewertet werden.
Zur Feedback-Seite →Der gemeinsame Datenstamm, aus dem sich Sessionbuchung, Kommunikation und Auswertung speisen.
Zur Feature-Seite →Testen Sie maplano vollständig kostenlos – kein Abo, keine Kreditkarte. Bezahlt wird erst, wenn Ihr Event veröffentlicht wird.