Jedes zusätzliche Feld im Anmeldeformular kostet Anmeldungen. Das ist keine Vermutung aus dem Marketing, sondern eine schlichte Folge davon, wie Menschen Formulare ausfüllen: Je länger die Strecke wirkt, desto mehr Leute brechen ab. Gleichzeitig verlangt die Datenschutz-Grundverordnung ohnehin, dass Sie jedes Feld begründen können. Beide Anforderungen zeigen in dieselbe Richtung.
Statt zu fragen „könnte das mal nützlich sein?“, stellt die umgekehrte Frage: Was passiert konkret, wenn dieses Feld leer bleibt?
Wenn die Antwort lautet „nichts“ oder „dann fragen wir halt nach“, gehört das Feld nicht ins Pflichtprogramm. Wenn sie lautet „dann können wir die Anmeldung nicht bearbeiten“, ist es ein Pflichtfeld.
Für die allermeisten Veranstaltungen reichen zwei Angaben, um eine Anmeldung überhaupt bearbeiten zu können:
Alles darüber hinaus braucht eine Begründung aus dem konkreten Ablauf der Veranstaltung.
Zwei Felder wirken harmlos, berühren aber besonders geschützte Datenkategorien:
Ernährungswünsche. Sinnvoll, wenn es Verpflegung gibt. Aus Angaben wie „koscher“ oder „halal“ lassen sich aber Rückschlüsse auf die Religionszugehörigkeit ziehen. Löst das über eine freiwillige Auswahl mit neutralen Kategorien und löscht die Angabe nach der Veranstaltung.
Barrierefreiheit. Ebenfalls sinnvoll und ebenfalls heikel, weil es Gesundheitsdaten betreffen kann. Formuliert offen — „Brauchen Sie etwas, damit die Teilnahme für Sie gut funktioniert?“ — statt Kategorien abzufragen.
Ausführlicher steht das im Beitrag zur DSGVO-konformen Eventanmeldung.
Newsletter, Fotoaufnahmen und die Weitergabe an Sponsoren sind keine Anmeldedaten, sondern separate Einwilligungen. Sie gehören als einzelne, freiwillige Häkchen ins Formular — nicht vorangekreuzt, nicht gebündelt und nie als Bedingung für die Teilnahme.
Welche Feldtypen sich frei definieren lassen und wie die Angaben später in Kommunikation und Auswertung wiederauftauchen, beschreibt die Seite zur Teilnehmerverwaltung.
